De Uitdaging van Kamerspecifieke Communicatie in Short Term Rentals
In de moderne hotelbranche is automatisering essentieel voor efficiënte bedrijfsvoering. Toch ondervinden wij beperkingen in wat de huidige systemen kunnen bieden. In deze blog deel ik een specifieke uitdaging waar wij tegenaan lopen en de oplossing die we proberen te ontwikkelen.
Het Probleem: Kamerspecifieke Communicatie Ontbreekt
Als verhuurder van diverse kamers, appartementen en studio’s werken we voornamelijk via Booking.com. Het platform is echter zo ingericht dat berichten alleen op accountniveau verstuurd kunnen worden. Dit betekent dat een verhuurder die meerdere kamers binnen één account beheert – zoals bijvoorbeeld vijf kamers onder het account ‘Albert’ – slechts één standaardbericht kan instellen voor alle boekingen binnen dat account. Alle gasten die een van deze kamers boeken ontvangen daardoor precies hetzelfde bericht. Dit vormt een probleem wanneer bepaalde kamers, zoals een kamer met een externe badkamer, om specifieke communicatie vragen. Gasten missen soms dit detail bij het boeken, en we willen hen meteen na de boeking hierover informeren, zodat ze binnen het annulatievenster eventueel kunnen annuleren.
Bestaande Oplossingen en Hun Beperkingen
Booking.com biedt momenteel geen mogelijkheid tot kamerspecifieke communicatie, en ook onze channel-manager-software (Cubilus) kent haar beperkingen. Hoewel Cubilus een filter heeft voor automatische berichten per accomodatietype, vereisen zij een vast verzendtijdstip. Dit is niet ideaal voor last-minute boekingen, die soms na het ingestelde tijdstip binnenkomen.
Aanvankelijk waren wij enthousiast over de Cubilus-softwaremodule voor geautomatiseerde berichten, maar tijdens de eerste kennismaking werden grote beperkingen duidelijk. Er ontbraken uitgebreide filteropties. Nadat dit werk voorzien stootten we bij een nieuwe testrun op het probleem van het direct kunnen versturen van berichten bij nieuwe boekingen.
De Oplossing: Een Eigen Softwareoplossing
Om dit probleem op te lossen, ontwikkelen we een software die boekingsbevestigingen analyseert en direct reageert met een gepersonaliseerd bericht indien nodig. Dit programma monitort inkomende e-mails en checkt of het om een Booking.com-bericht gaat, voor een specifieke kamer met een externe badkamer. Als dit het geval is, wordt er automatisch een bericht naar de gast gestuurd via het specifieke e-mailadres van Booking.com.
Toekomstige Uitbreidingen: Automatisering van Toegangscodes
Naast het oplossen van het communicatieprobleem voor specifieke kamers, plannen we een uitbreiding waarbij toegangscodes automatisch per dag worden verstuurd. Elke dag krijgt een unieke code die wekelijks herhaalt – een praktische en veilige oplossing zonder dure licentiekosten.
Voordelen van Deze Oplossing
1. Direct: Berichten worden verzonden zodra een boeking binnenkomt.
2. Specifiek: Mogelijkheid voor gerichte communicatie per kamertype.
3. Flexibel: Ook geschikt voor last-minute boekingen.
4. Schaalbaar: Uit te breiden met andere automatiseringsmogelijkheden.
5. Kosteneffectief: Vermindert afhankelijkheid van dure software-licenties.
Conclusie
Onze nieuwe software belooft een praktische, kosteneffectieve oplossing te bieden voor een veelvoorkomend probleem, door de beperkingen van huidige platforms te omzeilen en een meer gepersonaliseerde service te leveren aan onze gasten.
Wordt vervolgd