**Oorspronkelijk bericht**
Van: Leo Janssens [mailto:leo@microshop.be]
Verzonden: donderdag 14 december 2000 9:09
Aan: Ann Ingelaere (E-mail)
CC: Danny Laeremans (E-mail); Wim Heylen (E-mail); Gert-Istari (E-mail); BDeRycke@Actebis.be
Onderwerp: Leverancier?
Beste Ann,
Goeiemorgen.
Zoals gevreesd (verwacht) is de leverancier (?) van Actebis gisteren niet meer opgedaagd. Ben hier nochtans gebleven tot 18u30. Was deze morgen hier om 8u20, licht in de winkel is aan en ik zit te wachten. Dit is niet de eerste keer dat er leveringsproblemen zijn en om eerlijk te zijn begin dit ferm beu te worden.
Laat ons recht naar het probleem toegaan: jullie zijn hier niet mee gediend want uiteindelijk zullen we verplicht zijn om andere aankoopkanalen te gaan kiezen waar het transport niet uitloopt van enkele dagen tot een volle week…
Doe hier iets aan aub, transporteurs moeten ook hun werk op een serieuze manier doen, dit wordt van ons allemaal verwacht.
Ik twijfel geen moment aan je persoonlijke inzet maar trop is teveel.
Leo Janssens
Microshop computing.
**Van Wim Heylen <wim@zeb.be> aan Leo Janssens**
Beste Leo,
Ook ik begrijp uw frustratie omtrent het niet of te laat nakomen van beloftes. Het is inderdaad zo dat een heleboel mensen hun job niet correct uitvoeren door een slecht persoonlijk time-management en dat van derden in dezelfde keten.
Maar wat mij meer dan dat opvalt is dat het resultaat van dergelijke omstandigheden: jouw humeur zit onder nul. Ik kan me voorstellen dat na onderstaande E-mail ook Ann haar humeur onder nul zal zitten. Terwijl die er ook niks aan kan doen.
Trouwens…Didier van Silicon heeft me van de week opgebeld, was duidelijk van de kaart en onder de voet nadat je hem de les hebt gelezen over de vergetelheid van zijn collega.
Het ergste is dat de personen die er wel iets aan kunnen doen, m.a.w. degenen die hun job niet naar behoren hebben gedaan, volledig ongevoelig zijn voor deze kritiek. En -kwaadwilligheid zelfs nog buiten beschouwing latend- als paraplu gebruiken ze een waaier van excuses en drogredenen: te veel werk, te weinig personeel, camion te klein, te groot, slechte planning, slechte verpakking, slechte collega’s, slechte bazen, files… je kent ze allemaal wel en het zal allemaal wel.
Maar het probleem is nooit opgelost. En kan ook niet opgelost worden. En als Keymail vandaag goed is, dan is die volgend jaar gegarandeerd slechter en is Van Gend en Loos terug veel beter. Dus jij wordt quasi-wanhopig en stuurt een E-mail waarin je dreigt met over te stappen naar een andere leverancier. Spijtig genoeg weet iedereen (ook alle betrokkenen) dat het bij die andere leverancier allemaal minstens even erg is. Misschien nét niet vandaag, maar zeker morgen.
Geloof me..ik heb bovenstaande jarenlang toegepast, met als enige resultaat: nog meer frustratie. Want zelfs al vind je na lange en zware inspanningen eindelijk iemand die zijn/haar verantwoordelijkheden opneemt en je krijgt een verbeterd resultaat, dan wordt deze persoon onherroepelijk weggepromoveerd/ontslagen/weggekocht… en begin je van onder nul. Murphy & IT gaan nl. hand in hand.
Dus aangezien we de problemen van anderen niet kunnen oplossen, is maar één probleem dat we wel kunnen oplossen…dat van onszelf. En dat probleem heeft een naam: stress.
Ik merk van mezelf dat ik soms spinnijdig word over futiliteiten, me overmatig z
orgen maak over mensen en dingen die het niet waard zijn, met pozen aggressief en kordaat reageer naar mensen die daar alleen maar de verkeerde indruk van kunnen overhouden. Ik zie ook Danny dezelfde symptomen vertonen in een vergevorderd stadium..zelfs met slapeloosheid en hartklachten tot gevolg. Zelfs Svenneke, die ik in zijn jeugdig enthoesiasme bewust nét te veel verantwoordelijkheden toeken in vgl met de anderen in een poging tot vorming van topfiguur vertoont al tekenen van. En nu zie ik jou ook steeds meer zuchten, krommer lopen, ouder worden, grimassen trekken, aggressiever uit de hoek komen…
Daarom het volgende:
**Wims anti-stress-tips voor vandaag (uit de losse pols):**
1. Doe wel en kijk niet om. Verdere commentaar overbodig. Maar een bijbelse waarheid. Niemand kan je terecht iets kwalijk nemen als je zelf niet in de fout bent gegaan.
2. Beloof niets aan anderen als er ook maar de minste kans is dat het kan fout lopen (m.a.w. als je afhankelijk bent van de beloftes van derden)
3. Bouw altijd een veiligheidsmarge in. ALTIJD. Als je een klant belooft dat iets er morgen zal zijn en je bent er zelf héél zeker van, zeg dan TOCH overmorgen. Als alles meevalt kan je nog altijd morgen bellen dat het er te vroeg is. Iedereen zal gelukkiger zijn.
4. Gebruik geen “ALS” en “WAARSCHIJNLIJK”, “MEESTAL”… naar de klant toe bij het maken van afspraken. Klanten blokkeren dergelijke uitspraken uit hun geheugen.
5. Verwittig je klant onmiddellijk als het ook maar dreigt fout te lopen. Pijnlijk moment, maar klant is achteraf gelukkiger en jij dus ook.
6. Stel de schuldigen aan het probleem systematisch en consequent in gebreke, maar kort. Jammeren heeft geen zin. En een korte duidelijke mededeling laat meestal een véél diepere indruk na dan een stuk proza (hmm.. zoals dit dus <g>)
7. Ontspan regelmatig. Praat onder de middag en in verloren momenten met collega’s over andere dingen dan het werk. Neem af en toe recup en verlof. Ook als het werk het eigenlijk niet toelaat. Laat de hartaanvallen over aan degenen die dit niet willen snappen.
8. Humor maakt stress véél beter verteerbaar. Maak tijd om te lachen en laat geen kans onbenut.
9. Doe regelmatig aan sport. Psychische stress kan je door fysieke prestaties verwerken. Ja, seks ook goed. Thuis telt niet mee.
10. Een goed time management voor jezelf maakt het leven veel simpeler en ontspannener. Planning, Agenda..etc..etc…
11. Leer NEE zeggen: Nee, ik heb geen tijd om naar die meeting van Toshiba te gaan want ik ga tennissen. Nee, U mag niet leveren onder de middag, kom om 1 uur maar terug. Nee, uw computer zal niet eerder klaar zijn omdat U er 3 jaar geleden hier ook al één heeft gekocht. Nee, ik kan niet soundchecken om 19u, ik stop pas met werken om 18u.
Uiteraard zijn dit allemaal klassiekers en er bestaan er nog veel meer en ken je ze allemaal wel, maar we maken met al onze bedoelingen haast allemaal dezelfde fouten… dus misschien moeten we elkaar er regelmatiger op wijzen. Vandaar deze mail…
Groetjes,
Wim